Με την ΚΥΑ 2/37345/0004/10 (ΦΕΚ 784 Β/4-6-2010) «Απογραφή προσωπικού του δημοσίου, των Ν.Π.Δ.Δ. και των Ο.Τ.Α α΄και β΄βαθμού και σύσταση Ενιαίας Αρχής Πληρωμής» όπως έχει τροποποιηθεί και ισχύει ορίζονται οι υπόχρεοι προς απογραφή καθώς και η διαδικασία που απαιτείται.

Πιο συγκεκριμένα στην παρ. 1 της ανωτέρω ΚΥΑ όπως έχει τροποποιηθεί και ισχύει αναφέρεται το προσωπικό του δημοσίου, των νομικών προσώπων δημοσίου δικαίου και των ΟΤΑ α΄ και β΄ βαθμού, που πρέπει να απογραφεί.

Για τους ΟΤΑ α' βαθμού πιο συγκεκριμένα η υποχρέωση απογραφής υφίσταται για:

• το μόνιμο προσωπικό,
• το προσωπικό με σχέση εργασίας ιδιωτικού δικαίου αορίστου χρόνου,
• το προσωπικό με σχέση εργασίας ιδιωτικού δικαίου ορισμένου χρόνου,
• οι μετακλητοί, ειδικοί σύμβουλοι, ειδικοί συνεργάτες,
• οι επί θητεία υπάλληλοι,
• οι υπάλληλοι κατηγορίας ειδικών θέσεων,
• οι δικηγόροι με έμμισθη εντολή,
• οι απασχολούμενοι με σύμβαση μίσθωσης έργου,
• πρόεδροι και αντιπρόεδροι των Ν.Π.Δ.Δ,
• τα αιρετά όργανα των Ο.Τ.Α. Α΄ και β΄ βαθμού,
• το λοιπό πάσης φύσεως προσωπικό των ΟΤΑ α΄ και β΄ βαθμού, το οποίο δεν περιλαμβάνεται στην ως άνω ενδεικτική απαρίθμηση.
τα φυσικά πρόσωπα που απασχολούνται στο δημόσιο, τα Ν.Π.Δ.Δ. και την Τοπική Αυτοδιοίκηση με οποιουδήποτε τύπου σύμβαση έμμισθης εντολής, μίσθωσης έργου ή παροχής ανεξάρτητων υπηρεσιών

Η απογραφή διενεργείται στον ιστότοπο: http://apografi.gov.gr όπου παρέχονται αναλυτικές οδηγίες τόσο προς τους αρμόδιους υπηρεσιακούς παράγοντες ( Διευθυντές Διοικητικού/Προσωπικού) όσο και προς τους υπαλλήλους.

Με την εγκύκλιο με αριθμό πρωτ. ΔΙΠΑΑΔ/Φ.81/142οικ.16235 το Υπουργείο Εσωτερικών και Διοικητικής Ανασυγκρότησης παρέχει οδηγίες για τις αλλαγές που γίνονται στην νέα εφαρμογή της απογραφής προσωπικού.

Επιγραμματικά οι αλλαγές έχουν ως εξής:

Αλλαγές στην παροχή της βεβαίωσης που προβλέπεται στην παρ. 10 του άρθρου 49 του Ν.3943/2011

Τακτικό προσωπικό

Για την ολοκλήρωση πράξης διορισμού σύμφωνα με την παρ. 10 του άρθρου 49 του Ν.3943/2011 απαιτείται η έκδοση σχετικής βεβαίωσης από την Διεύθυνση προγραμματισμού και Ανάπτυξης (πρώην Διεύθυνση Προσλήψεων Προσωπικού της Γενικής Γραμματείας Δημόσιας Διοίκησης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης) περί της τήρησης του λόγου μία πρόσληψη ανά πέντε αποχωρήσεις.

Με την νέα εφαρμογή η βεβαίωση αυτή παρέχεται απευθείας από το σύστημα της απογραφής με την χορήγηση κωδικού γεγονός που σημαίνει πως δεν απαιτείται η αποστολή απόφασης πρόσληψης στο Υπουργείο .

Πρακτικά αυτό σημαίνει πως κατά την διαδικασία καταχώρισης τακτικού υπαλλήλου στο σύστημα οι αρμόδιοι υπάλληλοι θα πρέπει να επιλέγουν στο σύστημα την απόφαση κατανομής που αφορά την συγκεκριμένη πρόσληψη βάση της οποίας και θα χορηγείται και από την εφαρμογή σχετικός κωδικός ο οποίος θα αναγράφεται στην απόφαση πρόσληψης που αποστέλλεται για δημοσίευση σε ΦΕΚ.

Δείτε σχετικό υπόδειγμα βεβαίωσης πρόσληψης

Έκτακτο προσωπικό

Όσον αφορά στην εισαγωγή έκτακτου προσωπικού, ο χρήστης θα επιλέγει τον αριθμό πρωτοκόλλου της εγκριτικής απόφασης, η οποία δεν θα συνοδεύεται από αύξοντα αριθμό.

Λοιπές περιπτώσεις

Ο χρήστης πρέπει να ανατρέχει στην ιστοσελίδα του http://apografi.gov.gr και σε περίπτωση που δεν βρει οδηγίες για την περίπτωση του να επικοινωνήσει με το αντίστοιχη υπηρεσία της απογραφής.

Επισημαίνεται ότι η υποχρέωση καταχώρισης της απόφασης κατανομής ή εγκριτικής απόφασης δεν υπάρχει όταν εισάγονται στο Μητρώο απογραφόμενοι των οποίων η πρόσληψη ή ο διορισμός δεν απαιτεί απόφαση κατανομής ή εγκριτικής απόφασης, όπως είναι οι:

• Μετακλητοί

• Αιρετοί

• Ιδιώτες Μέλη Επιτροπών

• Πρακτική Άσκηση / Μαθητεία / Επαγγελματική Κατάρτιση

• Αποσπασμένοι από Ν.Π.Ι.Δ.

• Δικαιούχοι Αποζημιώσεων με Δικαστική Απόφαση

• Σχολικοί Τροχονόμοι

• Απασχολούμενοι με Ασφαλιστικά Μέτρα / Προσωρινή Διαταγή

• Πρόεδροι / Μέλη Δ.Σ. / Όργανα Διοίκησης

• Εκπαιδευτές

• Συμβασιούχοι Έργου/Χρηματοδοτούμενα μέσω ΕΣΠΑ

• Σύμβαση Ανεξάρτητων Υπηρεσιών

Επιπλέον νέες αλλαγές :

Προσθήκη νέων πεδίων στην απογραφή (συμπλήρωση μέχρι 31/12/15)

Προσωπικό σε καθεστώς διαθεσιμότητας ή αργίας

Έκδοση βεβαίωσης εισαγωγής για νέο διορισμό εν ενεργεία υπαλλήλου

Απογραφή υπαλλήλου σε περισσότερους από 2 φορείς

Αλλαγή διαδικασίας μετάταξης υπαλλήλου.

Μη ενταγμένο προσωπικό (υπό μετάταξη)

Κατάργηση δυνατότητας συμπλήρωσης στοιχείων από τους απογεγραμμένους

Εφαρμογή «Προβλεπόμενες Θέσεις» (συμπλήρωση έως 30/9/15)

Για περισσότερες λεπτομέρειες δείτε την εγκύκλιο με αριθμό πρωτ. ΔΙΠΑΑΔ/Φ.81/142οικ.16235

Με σκοπό την πληρότητα των καταχωρηθέντων στοιχείων στο Μητρώο Ανθρώπινου Δυναμικού Ελληνικού Δημοσίου, με το άρθρο 27 του ν.4735/2020 εισήχθει η δυνατότητα διαλειτουργικότητας του Μητρώου με το πληροφοριακό σύστημα του Υπουργείου Εργασίας και Κοινωνικών Υποθέσεων "ΕΡΓΑΝΗ" καθώς και με οποιοδήποτε άλλο πληροφοριακό σύστημα του Δημοσίου κρίνεται απαραίτητο, μέσω των οποίων θα λαμβάνει δεδομένα για την απασχόληση των απογεγραμμένων.

Διαγραφή από το Μητρώο λόγω λήξης σύμβασης

Σύμφωνα με την υπ’ αριθμ. ΔΙΠΑΑΔ/Φ.81/ 896 / οικ.8743/31.5.2022 εγκύκλιο του Υπ. Εσωτερικών, στην εφαρμογή του Μητρώου Ανθρώπινου Δυναμικού Ελληνικού Δημοσίου έχει δημιουργηθεί ειδική διαδικασία αυτόματης διαγραφής του μη τακτικού προσωπικού μετά τη λήξη της σύμβασης ή της θητείας του. Η αυτόματη διαγραφή εκτελείται είκοσι (20) ημέρες μετά τη παρέλευση της ημερομηνίας λήξης της σύμβασης / θητείας απογεγραμμένων που απασχολούνται στους φορείς με οποιαδήποτε μη τακτική σχέση εργασίας , εξαιρουμένης της εργασιακής σχέσης «ΑΠΑΣΧΟΛΟΥΜΕΝΟΙ ΜΕ ΠΡΟΣΩΡΙΝΗ ΔΙΑΤΑΓΗ/ΑΣΦΑΛΙΣΤΙΚΑ ΜΕΤΡΑ/ΠΡΟΣΩΡΙΝΑ ΕΚΤΕΛΕΣΤΗ ΔΙΚ.ΑΠΟΦΑΣΗ» και «ΔΙΚΑΙΟΥΧΟΙ ΑΠΟΖΗΜΙΩΣΕΩΝ ΜΕ ΔΙΚΑΣΤΙΚΗ ΑΠΟΦΑΣΗ».

Αμέσως μετά τη διαγραφή αποστέλλεται ενημερωτικό e-mail στον πιστοποιημένο με το ρόλο «Διευθυντής Διεύθυνσης Προσωπικού», όπου αναφέρεται ο αριθμός των εργαζομένων που διεγράφησαν καθώς και οδηγίες αναφορικά με την αναζήτηση των διαγεγραμμένων και την ακύρωση των διαγραφών, εφόσον αυτό απαιτείται.

Η λειτουργία της αυτόματης διαγραφής ξεκινά την 15^η/6/2022.