Ορισμένα θέματα που αφορούν την απογραφή έναρξης των Δήμων.        17/01/2011

του κου Καραγιλάνη Στυλιανού.

Με την υπουργική απόφαση 74445/10 καθορίστηκε η διαδικασία για την απογραφή έναρξης των Δήμων, επίσης με την έκδοση του οδηγού απογραφής παρέχονται αναλυτικές οδηγίες για τη πραγματοποίησή της.
Τόσο η υπουργική απόφαση όσο και ο οδηγός απογραφής αναφέρουν αναλυτικά τα της απογραφής ωστόσο χρειάζεται να αποσαφηνιστούν ορισμένα θέματα.

1. Πρέπει όλοι οι δήμοι να συστήσουν επιτροπές απογραφής;
Ναί, ανεξάρτητα εάν συνενώνονται, ανεξάρτητα εάν τηρούν διπλογραφική λογιστική. Όμως είναι διαφορετικός ο ρόλος της επιτροπής ανάλογα με της κατηγορία που ανήκει ο Δήμος.
Έτσι οι Δήμοι Διαχωρίζονται σε κατηγορίες:
• Δήμοι στους οποίους δεν επέρχεται καμία μεταβολή κατά τις διατάξεις του άρθρου 1 του ν.3852/2010 και εφαρμόζουν Κλαδικό Λογιστικό Σχέδιο.
• Δήμοι που προέρχονται από συνένωση Ο.Τ.Α.
• Δήμοι που δεν εφαρμόζουν Κλαδικό Λογιστικό Σχέδιο.
• Ακόμη διαχωρισμός γίνεται και εντός των δήμων που συνενώνονται μεταξύ των δημοτικών ενοτήτων και με κριτήριο εάν εφάρμοζαν ή όχι διπλογραφική λογιστική.

2. ποιός είναι ο διαφορετικός ρόλος της επιτροπής απογραφής ανά κατηγορία Δήμων;
Ανάλογα με τη κατηγορία είναι διαφορετικός ο ρόλος της επιτροπής:
• στους Δήμους που τηρούν διπλογραφική λογιστική και δεν επέρχεται καμία μεταβολή, δηλ. δεν συνενώνονται, η επιτροπή απογραφής εξετάζει: εάν μεταβάλλονται τα πάγια περιουσιακά λόγω μεταφοράς αρμοδιοτήτων από τη Νομαρχιακή Αυτοδιοίκηση, είτε λόγω λύσης συνδέσμων.
• στους Δήμους που προέρχονται από συνένωση ΟΤΑ και όλοι τηρούσαν διπλογραφική λογιστική, η επιτροπή απογραφής έχει σκοπό (α) να συνενώσει τα μητρώα παγίων και (β) να προσδιορίσει τις απαιτήσεις και υποχρεώσεις του ενιαίου δήμου.
• στους Δήμους που προέρχονται από συνένωση και είτε όλοι είτε ορισμένοι δεν τηρούσαν διπλογραφική λογιστική, έχει σκοπό επιπλέον σε αυτούς να καταγράψει και αποτιμήσει τα πάγια περιουσιακά στοιχεία.
• σε Δήμους που δεν συνενώνονται και δεν τηρούσαν διπλογραφική λογιστική, η επιτροπή απογραφής έχει σκοπό να καταγράψει-αποτιμήσει τόσο τα πάγια όσο και τους λοιπούς λογαριασμούς ενεργητικού και παθητικού.

3. μέσω ποιών διαδικασιών θα εγκριθεί η απογραφή έναρξης;
Η Επιτροπή Απογραφής ολοκληρώνει το έργο της έως την 28-2-2011 και παραδίδει αντίγραφο της έκθεσης απογραφής στο δήμαρχο και στον πρόεδρο της Οικονομικής Επιτροπής του δήμου. Ο πρόεδρος της Οικονομικής Επιτροπής συγκαλεί την επιτροπή αμέσως και εντός της προβλεπόμενης από την κείμενη νομοθεσία προθεσμίας. Η Οικονομική Επιτροπή αποφασίζει για την καταχώρηση της απογραφής έναρξης στο βιβλίο απογραφών και ισολογισμών του δήμου, καθώς και για τον ορισμό ορκωτού ελεγκτή-λογιστή και του αναπληρωτή του, για τον έλεγχο της απογραφής έναρξης. Μετά την έκδοση του πιστοποιητικού ελέγχου της έκθεσης απογραφής από τον ορκωτό ελεγκτή-λογιστή, συγκαλείται εντός 10 ημερών και όχι αργότερα από την 31η Μαρτίου 2011, σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία το δημοτικό συμβούλιο για να συζητήσει σε ειδική για το σκοπό αυτό συνεδρίαση την «Απογραφή περιουσίας Δήμου – Ισολογισμός Έναρξης 01-01-2011» και να αποφασίσει για την έγκριση αυτής. Στη συνεδρίαση αυτή καλείται ο ορκωτός ελεγκτής-λογιστής, που εξέδωσε το σχετικό πιστοποιητικό και η Επιτροπή Απογραφής, για να δώσουν τις απαραίτητες πληροφορίες – διευκρινήσεις επί του θέματος αυτού.

4. η διαδικασία της απογραφής έναρξης είναι μόνο λογιστική;
‘Οπως προκύπτει από την υπουργική απόφαση, η διαδικασία της απογραφής περιλαμβάνει κυρίως στοιχεία διπλογραφικής λογιστικής, αλλά όχι μόνο. Συνδέεται άμεσα με απογραφή και άλλων δεδομένων που μπορεί να μην εμφανίζονται σε λογαριασμούς, όπως χρηματικοί κατάλογοι που δεν έχουν βεβαιωθεί, στοιχεία της οικονομικής διαχείρισης που δεν αποτιμώνται (πχ πίνακες τεχνικών έργων), προσφυγές κλπ.
Επίσης η διαδικασία της απογραφής συμβάλει στη τακτοποίηση ορισμένων τομέων διαχείρισης, όπως στη διαχείριση τεχνικών έργων, χρηματοδοτήσεων κλπ.

Με τη χρήση των πρωτοκόλλων πραγματοποιείται η διαδικασία παράδοσης και παραλαβής από τους νέους αρμόδιους της διαχείρισης επιμέρους περιουσιακών στοιχείων (ταμειακής, χρηματικών διαθεσίμων, χρηματικών καταλόγων, παγίων περιουσιακών στοιχείων, υποχρεώσεις κλπ).

5. ποιός είναι ο ρόλος των πρωτοκόλλων παράδοσης-παραλαβής;
Κατά τη διαδικασία της παράδοσης και παραλαβής πρέπει κάθε στοιχείο να καταγράφεται και να υπογράφεται από τον παραδίδοντα και τον παραλαβόντα. Τα πρωτόκολλα αποτελούν τα έγγραφα που χρησιμοποιούνται για τη διαδικασία αυτή.
Αρκετά στοιχεία μπορούν να εκτυπωθούν από το μηχανογραφικά συστήματα και να χρησιμοποιηθούν σαν πρωτόκολλα και να υπογραφούν από τους αρμόδιους.

6. γιατί διαχωρίζεται η διαδικασία απογραφής σε 4 φάσεις;
Ο διαχωρισμός σε φάσεις έχει σκοπό να διακρίνει τα στάδια απογραφής και κυρίως να δεσμεύσει τις υπηρεσίες να απογράψουν έγκαιρα εκείνα τα δεδομένα που συνδέονται άμεσα με τη λειτουργία των οικονομικών υπηρεσιών. Όλες οι προθεσμίες δεν είναι ρεαλιστικές, ωστόσο ορισμένες που σχετίζονται με τη λειτουργία της ταμειακής υπηρεσίας είναι απαραίτητες.
Η πρώτη φάση (3/1) σχετίζεται με τη λειτουργία του ταμείου και περιλαμβάνει κυρίως τη παράδοση των χρηματικών διαθεσίμων.

Η δεύτερη φάση (10/1) περιλαμβάνει ορισμένα στοιχεία της ταμειακής υπηρεσίας (ειδικευμένα έσοδα) και ορισμένες υποχρεώσεις (εκκαθαρισμένες κατά το 2010).

Η τρίτη φάση (31/1) περιλαμβάνει έσοδα που δεν έχουν βεβαιωθεί, αποθέματα και υποχρεώσεις.

Η τέταρτη φάση (28/2) περιλαμβάνει τα πάγια περιουσιακά στοιχεία (καταγραφή και αποτίμηση είτε ενιαίο μητρώο παγίων), τις διάφορες αποτιμήσεις, τις καταστάσεις των έργων.

7. Τι σημαίνει και πως θα πραγματοποιηθεί ο έλεγχος νομιμοποίησης των υποχρεώσεων που μεταφέρονται από τους προηγούμενους Δήμους;
Οι οφειλές που υπάρχουν από κάθε Δήμο που συνενώθηκε μεταφέρονται μετά από έλεγχο νομιμοποίησής τους. Ο έλεγχος αυτός συνίσταται (α) στον έλεγχο ανάληψης των δαπανών, δηλ. εάν εκδόθηκε έκθεση ανάληψης δαπάνης, εάν υπήρχε διαθέσιμη πίστωση, (β) εάν υπάρχει συμφωνητικό με τον ανάδοχο, (γ) εάν για τα ληφθέντα παραστατικά έχουν εκδοθεί πρωτόκολλα παραλαβής, βεβαιώσεις καλής εκτέλεσης και λογαριασμοί έργων.
Ο έλεγχος νομιμοποίησης δεν μπορεί να αποτελέσει εκκαθάριση της δαπάνης, η οποία θα πραγματοποιηθεί από τον εκκαθαριστή του Δήμου.

8. Η παράδοση του μητρώου παγίων σημαίνει και πιστοποίηση ύπαρξης αυτών;
Είναι γνωστό πως η διαχείριση των παγίων στους Δήμους δεν γίνεται με χρεώσεις στους χρήστες των παγίων, ενώ δεν παρακολουθούνται οι μεταβολές που πραγματοποιούνται (καταστροφές- εκποιήσεις- δωρεές).
Αυτό σημαίνει πως δεν είναι δυνατή η πιστοποίηση ύπαρξης των περιουσιακών στοιχείων από τους διαχειριστές των νέων Δήμων. Εδώ απαιτείται να διαμορφωθεί σύστημα διαχείρισης παγίων περιουσιακών στοιχείων με τη χρήση διαδικασιών, τη διαμόρφωση ειδικού κανονισμού διαχείρισης και κυρίως τη πραγματοποίηση νέας καταγραφής των παγίων περιουσιακών στοιχείων που κατέχει ο Δήμος.

9. πως θα διαμορφωθεί το ενιαίο μητρώο παγίων;
Το νέο μητρώο παγίων πρέπει να περιλαμβάνει (α) ενιαία κωδικοποίηση, (β) επαναρίθμηση των παγίων, (γ) ενιαία λογιστικά στοιχεία (λογαριασμοί κτήσης, αποσβέσεων κλπ).
Στη διαδικασία αυτή σημαντικό ρόλο έχουν οι εταιρείες πληροφορικής.

10. τι γίνεται στη περίπτωση που οι χρηματικοί κατάλογοι δεν συμφωνούν με το ποσό που επαναβεβαιώνει ο Δήμος;
Είναι συχνό το φαινόμενο στους Δήμους να μη συμφωνούν οι επαναβεβαιώσεις με το άθροισμά των υπολοίπων των χρηματικών καταλόγων. Αυτό προέρχεται κυρίως από τη λειψή διαδικασία μετάβασης από τη ταμειακή διαχείριση των ΔΟΥ κατά τη σύσταση ταμειακών υπηρεσιών, που πραγματοποιήθηκε μέσα στη προηγούμενη δεκαετία.

Τα σωστά στοιχεία είναι εκείνα που περιλαμβάνουν οι χρηματικοί κατάλογοι, καθώς περιέχουν αναλυτικά τα υπόλοιπα των οφειλετών. Πρέπει κατά τη παράδοση-παραλαβή των χρηματικών καταλόγων να καταγραφούν οι συγκεκριμένοι χρηματικοί κατάλογοι και να επαναβεβαιωθούν όσα ποσά προσδιορίζονται μέσω των χρηματικών καταλόγων. Αυτή η διαδικασία, όπου υπάρχουν τέτοια προβλήματα, πρέπει να γίνει μεθοδικά έστω και αν διαρκέσει αρκετό χρονικό διάστημα. Προσωρινά πρέπει να επαναβεβαιωθούν όσοι χρηματικοί κατάλογοι είναι γνωστοί και στη συνέχεια όσοι χρηματικοί κατάλογοι θα προσδιοριστούν μέσω του ελέγχου.

11. η απογραφή έναρξης υποκαθιστά τους ισολογισμούς 31/12/2010 των δήμων που συνενώθηκαν;
Οι ισολογισμοί των Δήμων που συνενώθηκαν και αφορούν τις χρήσεις μέχρι και 2010, εφόσον δεν έχουν συνταχθεί-εγκριθεί μέχρι 31/12/2010, θα ολοκληρωθούν από το νέο Δήμο.
Αυτή η διαδικασία θα πραγματοποιηθεί ανεξάρτητα από την απογραφή έναρξης του νέου Δήμου και πρέπει να ολοκληρωθεί βάσει των διατάξεων και προθεσμιών του άρθρου 163 του ΔΚΚ.

12. πως θα διαμορφωθεί το κεφάλαιο του νέου Δήμου;
Το κεφάλαιο του νέου Δήμου θα προσδιοριστεί ξανά μέσω της σχέσης Ενεργητικό-Υποχρεώσεις. Αφού προσδιοριστούν τα ίδια κεφάλαια και μέσω αυτών κάθε στοιχείο που περιέχεται (επιχορηγήσεις, δωρεές κλπ), θα προσδιοριστεί το κεφάλαιο.
Οι πιθανές ζημιές που προέρχονται από τους συνενούμενους Δήμους θα ενσωματωθούν στο κεφάλαιο του νέου Δήμου.

13. τί γίνεται στη περίπτωση που ο ισολογισμός έναρξης διαφέρει από τους ισολογισμούς 31/12/2010 των δήμων που συνενώθηκαν;
Στην υπουργική απόφαση αναφέρεται πως: “Οποιεσδήποτε διαφορές στις ποσότητες και αξίες της απογραφής προκύπτουν από μεταγενέστερο έλεγχο της απογραφής, ποσοτικά και κατ αξία, εγκρίνονται και καταχωρούνται στους οικείους λογαριασμούς κατόπιν απόφασης του δημοτικού συμβουλίου. Τυχόν διαφορές της αρχικής απογραφής και αποτίμησης, που θα προκύψουν από τον έλεγχο των οικονομικών καταστάσεων του δήμου καταχωρούνται στους οικείους λογαριασμούς κατόπιν αποδοχής της σχετικής εκθέσεως ελέγχου από το δημοτικό συμβούλιο”.
Εφόσον, λοιπόν ,προκύψουν διαφορές στη συνέχεια πρέπει αυτές να μεταβάλουν την απογραφή έναρξης μέσω απόφασης του ΔΣ. Η πρότασή μας είναι, η διαδικασία αυτή να γίνει στην ίδια συνεδρίαση του ΔΣ ταυτόχρονα με την έγκριση των ισολογισμών χρήσης 2010 των συνενωμένων Δήμων. Στη συνεδρίαση αυτή να γίνει τροποποίηση του ισολογισμού έναρξης 1/1/2011.

14. οι απαιτήσεις και οι υποχρεώσεις των υπηρεσιών που μεταφέρονται από τη Νομαρχιακή Αυτοδιοίκηση, πως μεταφέρονται στο Δήμο;
Η καταγραφή των απαιτήσεων και υποχρεώσεων όλων των δήμων, που συνδέονται με τις μεταφερόμενες σε αυτούς αρμοδιότητες από 1-1-2011, διενεργείται αναλυτικά κατά δήμο από το δήμο της έδρας του νομού και εφόσον συντρέχει περίπτωση, από τους δήμους εντός των ορίων των οποίων λειτουργούσε η καταργούμενη αποκεντρωμένη νομαρχιακή υπηρεσία, η οποία ασκούσε τις μεταφερόμενες αρμοδιότητες (άρθρο 95 παρ.5 ν.3852/2010).

Για το σκοπό αυτό, συντάσσεται πρωτόκολλο παράδοσης – παραλαβής που υπογράφεται από την Επιτροπή Απογραφής των δήμων και τους α) υπαλλήλους που εκτελούσαν χρέη προϊσταμένου την 31-12-2010 στις υπηρεσίες, των οποίων οι αρμοδιότητες μεταφέρονται στους δήμους από 1-1-2011 και β) τους υπαλλήλους που εκτελούσαν χρέη προϊσταμένου την 31-12-2010 στις υπηρεσίες στις οποίες τηρούνταν στοιχεία σχετικά με τις μεταφερόμενες αρμοδιότητες.

Στη συνέχεια, η Επιτροπή Απογραφής των δήμων της πρώτης παραγράφου οφείλει να παραδώσει με πρωτόκολλο παράδοσης – παραλαβής, στο αντίστοιχο όργανο απογραφής κάθε δήμου που ασκεί την αρμοδιότητα από 1-1-2011, τα στοιχεία που τον αφορούν, το αργότερο μέχρι 21-2-2011.

15. Οι οφειλές που είναι βεβαιωμένες στις ΔΟΥ και αφορούν πρόστιμα που έχουν επιβληθεί από τη πολεοδομία της Νομαρχίας μεταφέρονται στους Δήμους;
Όποιος χρηματικός κατάλογος έχει συνταχθεί από τις Νομαρχιακές Αυτοδιοικήσεις και βεβαιωθεί από τις ΔΟΥ, είναι απαίτηση της Περιφέρειας πλέον και δεν μπορεί να μεταφερθεί ως απαίτηση του Δήμου.
Όποιος κατάλογος δεν έχει βεβαιωθεί από τις ΔΟΥ, θα βεβαιωθεί από την οικονομική υπηρεσία του Δήμου και θα αποτελεί έσοδό του.

16. ποιές υποχρεώσεις έχουν οι υπηρεσίες Περιφερειών, ελεγκτές ΔΟΥ και λοιποί εμπλεκόμενοι φορείς άλλων υπηρεσιών για τη διεξαγωγή της απογραφής έναρξης;
Προκειμένου να υλοποιηθεί έγκαιρα και αξιόπιστα το έργο της απογραφής των περιουσιακών στοιχείων, απαιτήσεων, υποχρεώσεων και χρηματικών μέσων των νέων δήμων, οι αρμόδιες υπηρεσίες, όργανα ή υπάλληλοι:
α) των συνενωθέντων δήμων και κοινοτήτων,
β) των φορέων που ασκούν τις αρμοδιότητες που μεταφέρονται από 1-1-2011 στους δήμους,
γ) που εκτελούν μέχρι 31-12-2010 καθήκοντα προϊσταμένου στα Κέντρα Εξυπηρέτησης Πολιτών των Νομαρχιακών Αυτοδιοικήσεων / Νομαρχιακών Διαμερισμάτων και Ενιαίων Νομαρχιακών Αυτοδιοικήσεων,
δ) που είναι ελεγκτές εσόδων-εξόδων και εισπράκτορες των Ο.Τ.Α. και οι οποίοι διεξάγουν την ταμειακή υπηρεσία στις Δ.Ο.Υ.,
υποχρεούνται να προβούν αμελλητί στη λογιστική αποτύπωση, στα προβλεπόμενα από την νομοθεσία βιβλία, των εκκρεμοτήτων που υπάρχουν μέχρι την 31-12-2010, καθώς και στην τακτοποίηση των εν γένει απαιτήσεων και υποχρεώσεων που απορρέουν από τις ισχύουσες διατάξεις.
Επίσης υποχρεούνται να προβούν σε κάθε ενέργεια για την ολοκληρωμένη και αξιόπιστη συγκέντρωση, καταγραφή και αποτύπωση των στοιχείων που αποτελούν αντικείμενο της απογραφής έναρξης.

17. ποιός είναι ο ρόλος των υπηρεσιών ελέγχου των κρατικών αποκεντρωμένων διοικήσεων στη διαδικασία της απογραφής έναρξης;
Στην υπουργική απόφαση αναφέρεται πως “Τα αρμόδια όργανα για την άσκηση εποπτείας των Ο.Τ.Α. της Χώρας, μεριμνούν για την αποτελεσματική και εντός της τασσόμενης προθεσμίας υλοποίηση των αναφερομένων στην παράγραφο αυτή.”
Αυτό σημαίνει πως οι υπηρεσίες Τοπικής Αυτοδιοίκησης της Αποκεντρωμένης Κρατικής Διοίκησης, αφενός παρέχουν υποστήριξη και αφετέρου καλούνται να παρέμβουν προς τους Δήμους για την υλοποίηση της απογραφής έναρξης.
Μπορούν να επιβάλλουν πρόστιμα για μη πραγματοποίηση της απογραφής ή για εκπρόθεσμη πραγματοποίησή της; Δεν προκύπτει τέτοιο δικαιώμα, από την υπουργική απόφαση.