H οργάνωση των αποθηκών και ο ρόλος τους στο σύστημα οικονομικής διαχείρισης των Φορέων του Δημοσίου.

Ένας από τους τομείς που επηρεάζονται από τις εξελίξεις στα Δημοσιονομικά των Φορέων Γενικής Κυβέρνησης (ΦΓΚ) τα τελευταία έτη, είναι η διαχείριση των αποθεμάτων-υλικών.

Ο εν λόγω τομέας αποτελεί κομβικό σημείο στο οικονομικό διαχειριστικό σύστημα των ΦΓΚ, συνδέεται με τη πραγματοποίηση δαπανών και την εκτέλεση Δημοσίων Συμβάσεων.

Η αρχή της «χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης» επιβάλλει οι προμήθειες και η εν γένει διαχείριση των αποθεμάτων, να συντελούνται κάτω από το πρίσμα της οικονομικότητας, της αποδοτικότητας και της αποτελεσματικότητας της δαπάνης. Για να μετρηθεί η οικονομικότητα απαιτούνται πληροφορίες που μπορούν να προκύπτουν μόνο από την οργανωμένη διαχείριση των προμηθειών όχι μόνο κατά τη φάση της προμήθειας αλλά και μετά τη παραλαβή τους. Ιστορικά στοιχεία για τις τιμές και πραγματικές καταναλώσεις ανά τομέα δραστηριότητας μόνο μια οργανωμένη αποθήκη μπορεί να προσφέρει.

Η οργανωμένη διαχείριση των αποθεμάτων δίνει τη δυνατότητα να πραγματοποιούνται οι προμήθειες-παραγγελίες των υλικών με μεγαλύτερη ασφάλεια ως προς τις απαραίτητες ποσότητες και τις κατάλληλες τιμές (είναι γνωστά τα φαινόμενα αχρήστευσης υλικών ή προμήθειας μη αναγκαίων ποσοτήτων ή της μη έγκαιρης διαθεσιμότητας των απαραίτητων υλικών όταν τα χρειαζόμαστε).

Η λειτουργία της αποθήκης συνδέεται με βασικούς τομείς του Οικονομικού Διαχειριστικού Συστήματος του Φορέα, όπως οι προμήθειες, η εκκαθάριση δαπανών και το λογιστήριο. Αποτελεί δε, ένα από τα κύρια σημεία ελέγχου που πραγματοποιεί το Ελεγκτικό Συνέδριο κατά τον κατασταλτικό έλεγχο που κάνει στους ΦΓΚ (είναι γνωστό πως εδώ και αρκετά χρόνια οι επίτροποι απαιτούσαν κατά την άσκηση προληπτικού ελέγχου προμηθειών υλικών, την ύπαρξη δελτίου εισαγωγής στην αποθήκη).

Η οργάνωση της διαχείρισης των υλικών και η λειτουργία των αποθηκών απαιτεί αναδιοργάνωση διαδικασιών, εξέταση κινδύνων και τοποθέτηση των κατάλληλων δικλείδων έγκρισης, παραλαβής και παράδοσης υλικών, απογραφής και καταστροφής άχρηστου υλικού. Απαιτεί ενέργειες για τη τοποθέτηση και εκπαίδευση ανθρώπινου δυναμικού και τέλος την ύπαρξη εξειδικευμένου πληροφοριακού συστήματος ενταγμένου στο Ολοκληρωμένο Πληροφοριακού Σύστημα του Φορέα.

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      Καραγιλάνης Στέλιος

Για όλα τα παραπάνω θέματα και κυρίως για τα βήματα οργάνωσης διαχείρισης υλικών και λειτουργίας αποθηκών, θα μας δοθεί η δυνατότητα να συζητήσουμε στο σεμινάριο που διοργανώνει το Κέντρο Δια Βίου Μάθησης της εταιρείας, στις 14/12/2021 (πληροφορίες δείτε ΕΔΩ).