| 1. Δημόσια χαρακτηρίζονται τα αρχεία που παράγονται από την ανώτατη πολιτειακή ηγεσία, όπως την Προεδρία της Δημοκρατίας, από τον Πρωθυπουργό, τους Υπουργούς, τους Υφυπουργούς και την Γενική Γραμματεία της Κυβέρνησης, Γενική Γραμματεία Συντονισμού Κυβερνητικού Έργου, τα Υπουργεία, τις δημόσιες υπηρεσίες, τις δικαστικές αρχές, τα νομικά πρόσωπα δημόσιου δικαίου, τους οργανισμούς τοπικής αυτοδιοίκησης, τα νομικά πρόσωπα ιδιωτικού δικαίου, καθώς και τους λοιπούς οργανισμούς και επιχειρήσεις, που εμπίπτουν στο δημόσιο τομέα, σύμφωνα με την επόμενη παράγραφο, τα ληξιαρχεία, τα συμβολαιογραφεία, τα υποθηκοφυλακεία, τα εκπαιδευτικά ιδρύματα, τα ιδρύματα του Απόδημου Ελληνισμού.
2. Για τους σκοπούς του παρόντος νόμου, ο δημόσιος τομέας ορίζεται σύμφωνα με την παράγραφο 1 του άρθρου 51 του ν. 1892/1990 (Α΄ 101) και τις περιπτώσεις α΄ έως στ΄ της παραγράφου 1 του άρθρου 14 του ν. 4270/2014 (Α΄ 143). 3. Τα δημόσια αρχεία διακρίνονται σε: α) Ενεργά, τα οποία περιλαμβάνουν το σύνολο των τεκμηρίων, των μαρτυριών και των εγγράφων που χρησιμοποιούνται καθημερινώς για τη διεκπεραίωση των τρεχουσών υποθέσεων μιας υπηρεσίας, οργανισμού ή φορέα και διατηρούνται στον τόπο παραγωγής τους. β) Ημιενεργά, τα οποία περιλαμβάνουν το σύνολο των τεκμηρίων, μαρτυριών και εγγράφων, που αν και έχουν πάψει να θεωρούνται ενεργά, σύμφωνα με την περίπτωση α΄, δεν μπορεί να υποστούν εκκαθάριση διότι δεν έχει λήξει ο χρόνος διατήρησης, σύμφωνα με τη νομοθεσία που τα διέπει. Τα Γενικά Αρχεία του Κράτους (Γ.Α.Κ.) παρακολουθούν τα ημιενεργά αρχεία ως προς την καλή τους τήρηση από την υπηρεσία παραγωγής τους. γ) Ανενεργά, που περιλαμβάνουν το σύνολο των τεκμηρίων, μαρτυριών και εγγράφων ο χρόνος διατήρησης των οποίων έχει λήξει, σύμφωνα με τη νομοθεσία που τα διέπει, και δεν έχουν πλέον υπηρεσιακή χρησιμότητα για τον φορέα παραγωγής τους. Τα Γ.Α.Κ. παραλαμβάνουν υποχρεωτικά τα ανενεργά αρχεία από τον φορέα παραγωγής τους, μετά τη διαδικασία εκκαθάρισης και διατηρούν το δικαίωμα της περαιτέρω επεξεργασίας τους. δ) Διηνεκούς υπηρεσιακής χρησιμότητας, που περιλαμβάνουν το σύνολο των τεκμηρίων, μαρτυριών και εγγράφων τα οποία ανεξάρτητα από την παλαιότητά τους, εξακολουθούν να παραμένουν ενεργά. Εφόσον παρέλθει τριακονταετία από την παραγωγή τους, τα Γ.Α.Κ. μεριμνούν ώστε να παραλάβουν ψηφιοποιημένα αντίγραφα. Τα αρχεία της κατηγορίας αυτής κατατίθενται υποχρεωτικά στα Γ.Α.Κ. μετά την πάροδο εξήντα (60) ετών από τον χρόνο παραγωγής τους. 4. Αν τα Γ.Α.Κ. διαπιστώσουν, ύστερα από καταγγελία ή αναφορά, ότι η διατήρηση των δημόσιων αρχείων από τους φορείς παραγωγής τους είναι πλημμελής ή ότι η πρόσβαση του κοινού σε αυτά είναι δυσχερής, μπορεί να ζητήσουν την άμεση κατάθεση των συγκεκριμένων αρχείων στις υπηρεσίες τους. 5. Τα αρχεία των δημοσίων υπηρεσιών που ψηφιοποιούνται ή μεταφέρονται σε άλλο υλικό υπόστρωμα, σύμφωνα με την εξέλιξη της τεχνολογίας, κατατίθενται στα Γ.Α.Κ., με ευθύνη του υπαλλήλου συνδέσμου της παραγράφου 3 του άρθρου 193. |
